GStB-Nachricht: Ausstellen von Spendenbescheinigungen

Der Katastrophenerlass des Landes bezieht sich ausschließlich auf die Behandlung von Geldspenden an eine spendenberechtigte Organisation. Spenden an Privatpersonen sind in keinem Fall steuerlich zu berücksichtigten. Nachfolgende Ausführungen beziehen sich nicht auf Geldspenden, sondern auf Sach- und Aufwandsspenden.

Im Rahmen der Hilfsaktionen sind alle möglichen Spendenarten gegeben und der ein oder andere Helfer erwartet eine ordentliche Spendenbescheinigung für seine (Hilfs-)Leistungen, wobei hier nicht klar ist, wer der Empfänger der Leistung war. Allein hieraus ist zu erkennen, dass eine Spendenbescheinigung seitens der Kommune nicht erteilt werden kann/darf, weil weder die Leistung beziffert noch der Empfänger der Leistung konkret benannt werden kann. 

Bei Sachspenden darf nur der tatsächliche „Wert“ der Spende bescheinigt werden. Bei neuen Sachen und Gegenständen ist dies grundsätzlich der Kaufpreis (Quittungsvorlage oder sonstiger Nachweis erforderlich), ansonsten der realistische Herstellungspreis (Nachweis erforderlich). Bei gebrauchten Sachen und Gegenständen ist möglichst auf eine Spendenbescheinigung zu verzichten, weil hier der Wert höchst streitanfällig ist.

Einige „freiwillige“ Helfer verlangen im Nachhinein eine Spendenbescheinigung für ihren geleisteten Aufwand bzw. ihren Arbeitseinsatz, weil der „Staat“ sich an deren Einsatz beteiligen soll. Eine Spendenbescheinigung für derartige Hilfeleistungen ist rechtlich nicht möglich und würde zur Spendenhaftung nach § 10b Abs. 4 EStG des Ausstellers führen (siehe unten).

Zunächst ist zu beachten, dass der Begriff der „Aufwandsspende“ irreführend ist. Gespendet wird nicht eine erbrachte Leistung oder Aufwendung, sondern lediglich der Erstattungsanspruch dafür. Es handelt sich somit um eine Geldspende. Die Besonderheit dabei ist, dass keine Zahlung (Rückspende des erstatteten Betrags) erfolgt, sondern schon der Verzicht auf die Erstattung als Spende behandelt wird. Der Verzicht auf die Erstattung übernommener Aufwendungen oder erbrachter Leistungen ist keine Sachspende. Sachspenden können daher nur materielle Wirtschaftsgüter sein.

Das Prinzip lautet: 
Um Aufwandsverzicht oder Nutzungen und Leistungen als Spenden behandeln zu können, muss der „Spender“ einen Ersatzanspruch gehabt haben. Untersucht werden deshalb drei Fälle:

1. Unentgeltliche Nutzungen und Leistungen.
2. Der Verzicht auf die Erstattung übernommener Aufwendungen.
3. Der Verzicht auf vereinbarte Entgelte für Leistungen.

Zu Nr. 1: 

Bei unentgeltlichen Nutzungen und Leistungen zugunsten eines steuerbegünstigten Vereins oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts (jPöR) entsteht dem Spender kein finanzieller Aufwand. § 10b Abs. 3 Satz 1 EStG schließt deshalb den Spendenabzug ausdrücklich aus. Es gilt der Grundsatz: Keine Spende ohne Vermögensabfluss. Beispiele dafür sind ehrenamtlich erbrachte Arbeitsleistungen, unentgeltlich zur Verfügung gestellte Fahrzeuge oder kostenfrei bereitgestellte Räume.

Hier fehlt der Abfluss aus dem Vermögen des Spenders. Der kann zwar auch im Verzicht auf einen zugesagten Zufluss bestehen. Das setzt aber die Entgeltlichkeit der Leistung voraus. Fehlt diese Voraussetzung, dürfen keine Spendenbescheinigungen ausgestellt werden. Dennoch ausgestellte Bestätigungen sind fehlerhaft und können zur Spendenhaftung nach § 10b Abs. 4 EStG führen.

Zu Nr. 2: 

Maßgeblich ist hier § 10b Absatz 3 Satz 4 EStG: „Aufwendungen zugunsten einer Körperschaft, die zum Empfang steuerlich abziehbarer Zuwendungen berechtigt ist, können nur abgezogen werden, wenn ein Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung eingeräumt und auf die Erstattung verzichtet worden ist.“ 

Es muss sich hier um konkrete Aufwendungen handeln. Das heißt, der Spender muss einen effektiven Abfluss aus seinem Vermögen erlitten haben. Dies ist bei folgenden Aufwendungen gegeben:

• Telefongebühren und andere Telekommunikationskosten sowie Porti 
• Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten
• Kosten für Büromaterialien
• Fahrtkosten zu Training, Wettkampf, Tagungen 
• Start- und Meldegelder bei Wettkämpfen 
• Kosten für Sport- oder Arbeitskleidung

Der Grundgedanke bei einer Aufwandsspende ist: Der Spender hat einen Zahlungsanspruch. Würde er die Zahlung erhalten und dann zurückspenden, läge eine Geldspende vor. Die Aufwandsspende kürzt diesen Vorgang nur ab - schon der Auszahlungsverzicht wird als Spende behandelt. Die Aufwandsspende ist deswegen nur eine Sonderform der Geldspende. Bei dem Verzicht auf den Ersatz der Aufwendungen handelt es sich also nicht um eine Spende des Aufwands, sondern um eine Geldspende, bei der entbehrlich ist, dass Geld zwischen dem Zuwendungsempfänger (steuerbegünstigter Verein) und dem Zuwendenden (Vereinsmitglied) tatsächlich hin und her fließt.

Zu Nr. 3:

Voraussetzung ist, dass ein satzungsgemäßer oder schriftlich vereinbarter vertraglicher Vergütungs- und Aufwendungsersatzanspruch besteht oder dass ein solcher Anspruch durch einen rechtsgültigen Vorstandsbeschluss eingeräumt worden ist, der den Mitgliedern in geeigneter Weise bekannt gemacht wurde. Als Nachweise kommen in Frage:

• Einzelverträge 
• Beschlüsse des Vorstands oder der Mitgliederversammlung über die Vergütung von Arbeitsstunden oder die Erstattung von Fahrtkosten
• Regelungen in der Satzung oder in Vereinsordnungen, zum Beispiel in der Reisekostenordnung des Vereins.

Die Vergütung muss der Höhe nach angemessen sein. Der Anspruch muss eingeräumt sein, bevor die zu vergütende bzw. zum Aufwand führende Tätigkeit ergriffen wird. Er muss ernsthaft und rechtswirksam (einklagbar) sein und darf nicht unter der Bedingung des Verzichts stehen. Es darf also nicht von vornherein vereinbart werden, dass auf eine Vergütung verzichtet wird. Ein Indiz für die fehlende Ernsthaftigkeit bzw. für einen Vorabverzicht kann darin liegen, dass eine Kostenerstattungszusage mit Bestimmungen der Satzung oder Vereinsordnung nicht im Einklang steht. Weitere Indizien für die fehlende Ernsthaftigkeit des Erstattungsanspruchs sind: 

• Es ist unklar, in welcher Höhe der Aufwendungsersatz zu leisten ist. 
• Kostenträchtige Aufträge werden an einfache Mitglieder oder Nichtmitglieder pauschal vergeben, sodass der Beauftragte allein über den Umfang seiner Tätigkeiten bestimmen kann. 
• Die Beauftragten schließen Verträge mit sich selbst zulasten des Vereins (etwa über die Nutzung des privaten Büros) und rechnen daraus Kosten ab. Das gilt auch, wenn die Tätigkeiten beauftragt waren. Lösung: Befreiung vom Selbstkontrahierungsverbot des § 181 BGB. 
• Vorgaben von Satzung oder Geschäftsordnungen wurden nicht eingehalten. Das gilt zum Beispiel für dort vorgegeben Abrechnungszeitpunkte und -zeiträume, aber auch für eine laut Satzung erforderliche Zustimmung der Mitgliederversammlung bei Beträgen ab einer bestimmten Höhe. 
• Die (schriftliche) Beauftragung lag nicht vorab vor bzw. wurde rückwirkend erteilt.

Nicht nur ein Vorabverzicht schließt den Spendenabzug aus. Die Ernsthaftigkeit von Vergütungs- und Aufwendungsersatzansprüchen steht auch dann in Frage, wenn der Verein/jPöR den zugesagten Aufwandsersatz mangels ausreichender Mittel gar nicht hätte erbringen können. Der Verein muss unabhängig vom späteren Verzicht in der Lage sein, die geschuldeten Beträge zu leisten. Wäre der Verein also ohnehin kaum in der Lage gewesen, die Zahlung zu leisten, wird der Aufwandsverzicht nicht als Spende anerkannt.

Der BFH hat dazu festgestellt, dass es nicht grundsätzlich gegen die Ernsthaftigkeit eines Erstattungsanspruchs spricht, wenn das Vermögen des Vereins nicht alle Ansprüche abdeckt. Entscheidend sei die Werthaltigkeit des einzelnen Anspruchs bei Verzicht. Es muss dabei gewährleistet sein, dass der Verein jeweils statt des Verzichts die einzelnen Ansprüche hätte erfüllen können (BFH, Urteil vom 09.05.2007, Az. XI R 23/06; Abruf-Nr. 080338). Das FG München präzisiert das dahingehend, dass der Verein die Forderungen monatsweise periodisieren muss. Dann muss er prüfen, ob er jeweils über die finanziellen Möglichkeiten verfügt, alle Forderungen auch dann zu bedienen, wenn nicht auf die Erstattung verzichtet wird. Unterlässt der Verein die Periodisierung, hat er schlechte Karten. Das FG: „Geht ein Verein nicht überschaubare Verpflichtungen ein, spricht das dafür, dass er von Anfang an nicht damit rechnete, einer vollen Zahlungspflicht ausgesetzt zu werden“ (FG München, Urteil vom 07.07.2009, Az. 6 K 3583/07; Abruf-Nr. 093902).

Abschließend der Hinweis auf die Spendenhaftung nach § 10b Abs. 4 Sätze 1 bis 3 EStG: „Der Steuerpflichtige darf auf die Richtigkeit der Bestätigung über Spenden und Mitgliedsbeiträge vertrauen, es sei denn, dass er die Bestätigung durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt hat oder dass ihm die Unrichtigkeit der Bestätigung bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer. Diese ist mit 30 Prozent des zugewendeten Betrags anzusetzen. …“

Text nach GStB-Nachricht Nr. 287 vom 21.07.2021