Grundsätzlich sind die in der DSGVO umfassend bestimmten Informations- und Dokumentationspflichten für alle öffentlichen Stellen verbindlich. Zu diesen öffentlichen Stellen zählen nach Einschätzung des Landesdatenschutzbeauftragten in Rheinland-Pfalz auch Jagdgenossenschaften als Körperschaften des öffentlichen Rechts. Durch die entsprechenden Vorgaben des Landesjagdgesetzes sind Jagdgenossenschaften zwangläufig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten befasst. Insbesondere sind in diesem Zusammenhang das Führen des Jagdkatasters als Mitgliederverzeichnis, das Sammeln von individuellen Informationen über die Jagdgenossenschaftsmitglieder (Kontoverbindungen, etc.) und bei Verpachtung des Jagdausübungsrechtes an Dritte die Sammlung personenbezogener Daten dieser Personen (Jagdpächter, Begehungsscheininhaber, etc.) zu nennen.
Um den Datenschutz zu gewährleisten bestimmt die DSGVO, dass ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist. Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten sind es den Datenschutz in der Jagdgenossenschaft sicherzustellen und zu dokumentieren. Er soll beratend an datenschutzrelevanten Prozessen mitwirken sowie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben überwachen. Die gemeinsame Benennung eines Datenschutzbeauftragten mit anderen Jagdgenossenschaften oder der Gemeinde, bei übertragenen Verwaltungsgeschäften auf diese, ist möglich. Die grundsätzliche Verantwortlichkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten verbleibt jedoch bei der Jagdgenossenschaft. Zum praktischen Vorgehen kommen neben einer internen Lösung insbesondere zwei weitere Varianten in Betracht: A) Neuabschluss der Vereinbarung zwischen der Gemeinde und der Jagdgenossenschaft, B) Ergänzungsvertrag als Sammelvertrag für alle Jagdgenossenschaften in der Verbandsgemeinde.
Haben Jagdgenossenschaften eigene Verträge mit Auftragsdatenverarbeitern als Dritte geschlossen so müssen diese im Hinblick auf die Erfüllung der datenschutzrechtlichen Vorgaben angepasst werden. Hierunter ist auch die Vereinbarung zur Übertragung der Verwaltung der Angelegenheiten der Jagdgenossenschaft auf die Gemeinde gemäß § 11 Abs. 7 LJG zu fassen. Ein weiteres Beispiel für eine fremde Auftragsdatenverarbeitung ist die externe Führung des Jagdkatasters durch einen Dienstleister. Der Gemeinde- und Städtebund empfiehlt die Verwendung des aktuellen Vertragsmusters zur Auftragsdatenverarbeitung im öffentlichen Bereich des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz. Dieses Muster ist über die Webseite (www.datenschutz.rlp.de) des Landesdatenschutzbeauftragten kostenlos abrufbar.
Um ihrer Dokumentationsverpflichtung nachzukommen sollten Jagdgenossenschaften so genannte Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und vorhalten. Die jeweiligen Prozesse, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben, müssen darin schriftlich festgehalten bzw. definiert werden. Abschließend ist ggf. eine Datenschutzfolgenabschätzung als Risikoanalyse vorzunehmen. Der Gemeinde- und Städtebund hat hierfür ein Muster für Jagdgenossenschaften entwickelt. Eine Individualisierung und Überprüfung durch den zuständigen Datenschutzbeauftragten der Jagdgenossenschaft ist ratsam.
Der Gemeine- und Städtebund empfiehlt für diejenigen Jagdgenossenschaften, welche die Verwaltungsgeschäfte auf die Gemeinde übertragen haben, die entsprechenden Vereinbarungen an die neuen datenschutzrechtlichen Vorgaben anzupassen, um die vorgenannten rechtlichen Bestimmungen zu erfüllen. Der Fachbeirat Forst und Jagd beim Gemeinde- und Städtebund stellt neben dem Muster-Verarbeitungsverzeichnis für datenschutzrelevante Prozesse in der Jagdgenossenschaft auch ein an die datenschutzrelevanten Vorgaben angepasstes Muster zur Vereinbarung zur Übertragung der Verwaltungsgeschäfte von der Jagdgenossenschaft auf die Gemeinde zur Verfügung. Allerdings ist aufgrund der bislang fehlenden Rechtsprechung zu dem Thema DSGVO derzeit nicht abzusehen in wieweit die zur Verfügung gestellten Muster den datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen werden. Daher ist eine sorgfältige Betrachtung der Entwicklungen und ggf. Anpassung der Unterlagen notwendig. Der Gemeinde- und Städtebund wird seine Mitglieder umfassend und aktuell über das Thema Datenschutzgrundverordnung und im Besonderen die notwendig zu unternehmenden Schritte unterrichten.
Von Alexander Wendlandt, Referent für Jagdrecht beim Gemeinde- und Städtebund (bis 30.09.2018)